Tradycyjny list polecony otrzymany z urzędu powoli przechodzi do historii. Zastąpi go elektroniczna usługa Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych, nazywana również e-Doręczeniami. Obowiązek wdrożenia elektronicznej korespondencji z urzędami dotyczy także przedsiębiorców.
Od kiedy firmy rozpoczną korzystanie z e-Doręczeń?
Proces wdrożenia nowego obowiązku będzie zależał od tego, kiedy miało miejsce założenie
firmy w rejestrach obejmujących podmioty prowadzące działalność gospodarczą:
- KRS*: spółki i inne podmioty rozpoczynające działalność, rejestrujące się w KRS
po dniu 30 grudnia 2023 r. będą zakładały skrzynki do e-Doręczeń wraz z
wnioskiem o rejestrację firmy. Podmioty już istniejące, na utworzenie skrzynki będą
miały czas do dnia 10 marca 2024 r.
- CEIDG: osoby fizyczne, zakładające działalność po dniu 1 stycznia 2024 r.
również dołączą wniosek o utworzenie adresu do skrzynki e-Doręczeń.
Przedsiębiorcy, już prowadzący działalność, mają czas aż do 30 września 2026 r.
Jak złożyć wniosek?
Wniosek można złożyć za pośrednictwem strony www.biznes.gov.pl. Samo złożenie
wniosku nie włącza jeszcze firmy do systemu e-Doręczeń, stanie się to dopiero po
aktywacji skrzynki. Po weryfikacji urząd prześle instrukcje jak dokonać aktywacji na
podany we wniosku adres e-mail. Uwaga, nasza dotychczasowa skrzynka e-mail nie będzie
adresem e-Doręczeń, otrzymamy z urzędu zupełnie nowy niepowtarzalny adres e-mail. Po
aktywacji, korespondencja od organów publicznych będzie przesyłana wyłącznie
elektronicznie. Powiadomienie o wpisie do bazy adresów elektronicznych urząd prześle
mailem.
Osoby prywatne (nie prowadzące działalności gospodarczej) nie mają obowiązku posiadania
adresu do e-Doręczeń.
Przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS muszą wyznaczyć administratora tej skrzynki. Firmy zarejestrowane w CEIDG mogą obsługiwać skrzynkę samodzielnie, lub wyznaczyć inną
osobę (administratora).
Zmianę danych takich jak adres siedziby i adres do korespondencji również trzeba zgłosić w
usłudze e-Doręczeń.
O otrzymaniu pisma na skrzynkę e-Doręczeń, przedsiębiorca zostanie powiadomiony
mailowo. Będzie to forma awizo, od tego momentu rozpoczyna bieg 14-dniowy termin na
odbiór pisma. Po tym terminie korespondencja zostanie uznana za doręczoną.
Mimo nałożonego na przedsiębiorców dodatkowego obowiązku nie sposób ocenić, że jest to krok w dobrą stronę. Korespondencja z urzędami będzie odbywać się szybciej i bezpieczniej. E-doręczenia powinny pozytywnie wpłynąć na proces elektronicznego przechowywania dokumentów.
*dla tych podmiotów planowane są dalsze wydłużenia terminów. Ustawa określa maksymalny termin wdrożenia e-Doręczeń na 1 stycznia 2024 r. Minister Cyfryzacji złoży projekt ustawy zmieniającej w tym zakresie na 1 stycznia 2025 r.
Comments